Trotz Lockerungen bei den Maßnahmen hat das Coronavirus unser Leben noch fest im Griff. Besonders spürbar ist dies bei der Arbeit. Eine nie dagewesene Ausnahmesituation verlangt uns viel ab. Es ist Aufgabe der Führungskräfte, ihre Teams durch gezielte Unterstützung und klare Kommunikation zu motivieren – nur ist das nicht immer so leicht. Letzte Woche haben wir darüber berichtet, wie das DreiKreis-Team die neuen Aufgaben und Arbeitsstrukturen im Home-Office produktiv nutzt. Heute wollen wir uns anschauen, wie Sie die veränderten Anforderungen an Mitarbeiter*innenführung ebenso gut bewältigen können.

Vertrauen als Grundlage

Kaum eine Führungskraft war darauf vorbereitet, durch eine Krise dieser Größenordnung und Reichweite zu führen. Ungeachtet dessen stehen alle vor der Herausforderung, die Gesundheit ihrer Mitarbeiter*innen zu wahren, auf ihre veränderten Bedürfnisse einzugehen und dabei so wirtschaftlich wie möglich zu handeln. Es bedarf erheblicher Flexibilität, um Entscheidungen immer wieder an die unvorhersehbaren Entwicklungen anzupassen. Wesentlich ist dabei, das Team zusammenzuhalten und auf alle Mitarbeiter*innen zu schauen, damit niemand den Anschluss verliert.

Eine der einschneidendsten Veränderungen für Führungskräfte ist, dass ihre Mitarbeiter*innen plötzlich alle im Home-Office sitzen. Dadurch sind sie weniger sichtbar, die Kontrolle, aber auch der Zusammenhalt bröckelt. Es ist an der Führungskraft, den Fluss der Kommunikation aufrechtzuerhalten und Vertrauen zu stärken.

In einem kürzlich veröffentlichten Beitrag (COVID-19: Managing the human and business impact of coronavirus) berichtet Accenture, dass Vertrauen im Wesentlichen darauf basiere, dass Führungskräfte ihre Fürsorge für einzelne Mitarbeiter*innen ebenso wie die gesamte Arbeitnehmer*innenschaft zu demonstrierten. Dazu gehöre es, Entscheidungsfindungsprozesse offenzulegen, aber auch die veränderten Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter*innen zu rechtzeitig zu erkennen.

„Vertrauen“, erklärt DreiKreis-Gründerin und Geschäftsführerin Johanna Kerber, „ist die Basis, auf der unser Erfolg aufbaut. Covid-19 macht dies im Grunde nur fühlbarer. Die Situation verdeutlicht, dass wir über die letzten Jahre erfolgreich eine nachhaltige Grundlage und solide Kommunikationsstrukturen etabliert haben“. Aber auch, wo solche noch fehlen, schafft die derzeitige Lage einen Anreiz, Vertrauen zu bilden.

Klar definierte Arbeitszeiten und Pausen

Die meisten von uns sind es nicht gewöhnt, dauerhaft von Zuhause zu arbeiten. Es kann daher schwierig sein, Arbeitszeit und Privates zu trennen. Sie können Ihren Mitarbeiter*innen helfen, indem Sie klar regeln, wann Antworten auf arbeitsbezogene Nachrichten erwartet werden und wann nicht. Wie wäre es mit einer Kernarbeitszeit und einer definierten Mittagspause? Der Rest der Arbeitszeit könnte frei eingeteilt werden. Mitarbeiter*innen sollten zudem wissen, dass sie während der Pause und im Feierabend nicht verfügbar sein müssen. Denn, private Zeit zu respektieren ist im Home-Office aufgrund der mangelnden räumlichen Trennung von Arbeit und Freizeit besonders wichtig. Und wir sind alle für einen frischen Start am nächsten Morgen motivierter, wenn wir den Feierabend genießen konnten.

Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation

Es ist überall zu lesen: ein dezidiertes Grundgerüst und klare Regeln über Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter*innen, aber auch innerhalb des Teams, seien unabdingbar. Dies sollte so früh wie möglich etabliert werden. Dazu gehören sichere Kanäle und Plattformen genauso wie Regelungen über Rücklaufzeiten. Stellen Sie klar, wann das Team „on“ sein soll, aber auch, wann Kommunikationskanäle ausgeschaltet sein dürfen und wie Ihre Mitarbeiter*innen Pausen und Feierabend kommunizieren.

Aber nicht nur das Ob, sondern auch das Wie der Kommunikation spielt eine wichtige Rolle, wenn wir einander nicht gegenüberstehen. Können Sie auch virtuelles Feedback so geben, dass es der/die Empfänger*in versteht und überdies Motivation daraus zieht? Im Home-Office wichtiger denn je: sagen Sie Ihrem Team regelmäßig, was gut läuft. Und da die subtilen Nachrichten der Körpersprache, des Tons und der Mimik über den Äther verloren gehen können: Seien Sie eindeutig!
Kritik wird am besten face-to-face geübt. So lassen sich Missverständnisse am besten vermeiden. Wir sollten der Versuchung widerstehen, Kritik schriftlich zu übermitteln und uns die Zeit für einen Video-Chat nehmen, vielleicht mit einer virtuellen Tasse Tee. So bleibt Raum für Nachfragen und Unklarheiten können beseitigt werden.

Unterstützung bieten, Kontrolle vermeiden

Unterstützung ist wichtiger denn je in Zeiten von Corona. Manche kommen gut klar, aber weniger. „Wir müssen individuelle und flexible Lösungen für Teammitglieder finden, die es besonders schwierig finden, sich an die neue Routine zu gewöhnen“, erklärt DreiKreis-Gründerin und Geschäftsführerin Johanna Kerber. Der Grund hierfür kann in der Verantwortung für Kinder oder ältere Verwandte liegen, aber auch in technischen und manchmal emotionalen Schwierigkeiten. Die Mitarbeiter*innen und ihre Situation zu kennen, ist wichtig, um den Zusammenhalt und die Motivation aufrechtzuerhalten. Fragen Sie nach!

Kerber erklärt: „Ich habe selbst Kinder im Schulalter und weiß, wie anstrengend diese Situation sein kann. Aber es gibt andere Schwierigkeiten, die meine Mitarbeiter*innen beschäftigen, die ich aus eigener Erfahrung nicht kenne. Ich rufe jedes einzelne Teammitglied regelmäßig an, frage, wie gut sie mit der Häuslichkeit zurechtkommen. Dadurch höre ich sehr frühzeitig von möglichen Problemen und kann Hilfe anbieten. Außerdem bekomme ich ein neues Gefühl für die Personen, mit denen ich zusammenarbeite“.

Ein Knackpunkt für Führungskräfte ist sicherlich die geringere Möglichkeit der Kontrolle. Mitarbeiter*innen und ihre Arbeitsweise, bzw. der Arbeitsprozess sind weniger sichtbar und häufig werden erst die Ergebnisse präsentiert. Dass die Möglichkeiten einzugreifen beschränkt sind, kann schwierig sein. Trotzdem: Widerstehen Sie der Versuchung übermäßig zu kontrollieren. Vertrauen basiert auf Gegenseitigkeit und wenn Sie an Ihre Mitarbeiter*innen glauben und ihnen Unterstützung anbieten, werden diese Sie Ihrerseits mit Vertrauen belohnen. „Ich leite Meetings anders als bisher“, sagt Kerber. „Statt mit straffer Führung Zeitpläne einzuhalten, gebe ich dem Team Raum zum Austausch. Auch herumblödeln ist wichtig und hält uns bei Laune. Lagerkoller sind keinem fremd und so bewältigen wir sie gemeinsam – das stärkt uns als Team und ist gut fürs Unternehmen!“

Sorgen teilen, gemeinsam Lösungen finden

Die Ungewissheit trifft jeden, nicht nur Ihre Angestellten. Welche Maßnahmen können der Firma helfen, wie viel Schaden wird die Krise anrichten? Es kann hilfreich sein, einige – geeignete – dieser Fragen und Probleme aber auch Lösungsansätze, mit dem Team zu teilen. Wir sind alle Menschen und die Situation wird leichter zu händeln sein, wenn wir zusammenstehen. Teamspirit und Zuversicht werden gefördert, wenn wir gemeinsam versuchen kreative Lösungen für die Zukunft zu finden. Und wer bisher nicht auf diese Weise geführt hat, könnte die Krise nutzen, etwas Neues zu seinem Vorteil auszuprobieren.

Mit Zuversicht in die Zukunft

Obwohl viele Länder, darunter auch Österreich, die Maßnahmen nun lockern, werden wohl noch viele von uns für lange Zeit im Home-Office arbeiten. Diese Situation erfolgreich zu managen und mit Ihrem Team einen tragfähigen neuen Normalzustand aufzubauen, hängt nicht zuletzt davon ab, wie gut Sie virtuell führen.